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3 Keys to Seamless eDiscovery in Latin America

3 Keys to Seamless eDiscovery in Latin America

By Sue Pellegrino, Owner and President, Everest Discovery and Jesus Gainza, Senior Project Manager, Everest Discovery

For small and midsize law firms in Latin America, managing the large volumes of electronic data involved in complex legal matters can seem daunting. As cases continue to become more intricate and data-intensive worldwide, these firms need access to sophisticated eDiscovery technologies to efficiently organize, process and analyze vast amounts of information.

However, many small Latin American firms lack the internal resources and expertise to effectively harness advanced eDiscovery tools on their own. The right eDiscovery partner can level the playing field by providing small regional firms affordable access to the same leading-edge technologies used by large, global law firms.

By leveraging an eDiscovery provider with technologies specifically tailored for Latin American legal systems, small firms can unlock the capability to take on more extensive and demanding litigation. Having the right eDiscovery provider will give small Latin American firms an invaluable ally as well as the tools and support necessary to punch above their weight class and expand their competitive reach in today’s increasingly high-stakes legal landscape.

With niche expertise in Latin American data and a commitment to regional diversity, our team at Everest Discovery aims to empower small firms across the region to gain control of their electronic data and successfully tackle complex eDiscovery challenges, regardless of their team size and resources.

And, having RelativityOne as our partner further showcases our ability to leverage advanced technologies and industry-leading solutions to ensure that clients have access to a proactive approach to simplifying complex eDiscovery matters.

Based on what we’ve learned from working with our clients in the region, this blog outlines the key capabilities small firms should look for to take control of their case data and successfully handle complex matters – even when they’re up against much larger firms.

1. Smart Early Case Assessment

One of the most valuable capabilities small Latin American firms should look for is robust early case assessment tools.

ECA empowers legal teams to quickly identify and focus on the most relevant subsets of information, allowing them to strategically prioritize review efforts. For small firms with limited internal resources, performing smart ECA is crucial. It enables legal teams to rapidly get up to speed on case details, key issues and key data sources without getting bogged down in irrelevant data.

Without effective ECA, small firms run the risk of wasting significant time and money reviewing unimportant documents. But with ECA, they can avoid squandering resources by honing in on critical data from the very start. Strong ECA capabilities provide small Latin American firms with the agility to form case strategy quicker and tackle expansive volumes of data with their more limited teams.

2. Flexible Managed Review Options

Finding flexible review solutions is another key capability small Latin American firms should prioritize.

Having access to flexible review resourcing and technology allows small Latin American firms to adapt their review workflows depending on each case’s unique demands. For expansive reviews beyond a small team’s bandwidth, leveraging the attorneys and advanced technology of an experienced partner enables regional firms to take on matters of any size and complexity.

3. Streamlined Case Production and Collaboration

 Once review is complete, small firms need streamlined options for producing case files and collaborating with other parties.

For example, modern review platforms allow for the direct export of in-scope files to opposing counsel or regulatory agencies. Facilitating these productions with purpose-built technology ensures firms can securely deliver materials without risky and complex data transfers.

Beyond production, using collaboration features like shared workspaces, annotated transcripts and messaging, in-house teams can foster coordination and collaboration between their own stakeholders and their partners’ supporting team. Meanwhile, case dashboards provide real-time visibility into the status of a project over time.

Having an integrated platform that spans processing, review, production and collaboration avoids the headaches of piecing together disjointed workflows. Small firms can leverage one comprehensive environment that enhances security, consistency and teamwork.

Find the Right Partner

By consolidating and connecting all aspects of eDiscovery, small firms with limited resources avoid the burdens of complex software and data integrations—focusing on the legal work rather than the logistics.

“We were thrilled with the level of support and dedication we received from the Everest Discovery team and specifically Jesus Gainza as the dedicated Project Manager for our case. His consistent and efficient work, together with his availability were key to enabling us to perform a better job for our customers. We are grateful Relativity recommended we reach out to Everest so we could use the Relativity system with the expertise that the Everest team brings.” – María Paula Díaz, Partner, Mitrani Caballero

While many smaller firms in Latin America have thought eDiscovery was out of reach for their cases, it’s not true. When small firms partner with the right provider, they can overcome resource limitations and take advantage of to-the-minute technology and a wealth of expertise to expand their competitive reach in today’s data-driven legal landscape.

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Tres Claves para una eDiscovery sin fisuras en América Latina

Por Sue Pellegrino, Propietaria y Presidenta de Everest Discovery, y Jesús Gainza, Gerente de Proyectos Senior de Everest Discovery

Para los bufetes de abogados pequeños y medianos en América Latina, gestionar los grandes volúmenes de datos electrónicos involucrados en asuntos legales complejos puede parecer desalentador. A medida que los casos continúan volviéndose más intrincados y llenos de datos en todo el mundo, estos bufetes necesitan acceder a tecnologías sofisticadas de eDiscovery para organizar, procesar y analizar eficientemente vastas cantidades de información.

Sin embargo, muchos bufetes pequeños de América Latina carecen de los recursos internos y la experiencia necesaria para aprovechar de manera efectiva las avanzadas herramientas de eDiscovery por sí mismos. El socio adecuado de eDiscovery puede nivelar el campo de juego al proporcionar a los bufetes regionales pequeños acceso asequible a las mismas tecnologías de vanguardia utilizadas por los bufetes de abogados globales y grandes.

Al aprovechar un proveedor de eDiscovery con tecnologías diseñadas específicamente para los sistemas legales de América Latina, los bufetes pequeños pueden desbloquear la capacidad de abordar litigios más extensos y exigentes. Contar con el proveedor de eDiscovery adecuado brindará a los bufetes pequeños de América Latina un aliado invaluable, así como las herramientas y el apoyo necesarios para destacarse por encima de su categoría y ampliar su alcance competitivo en el paisaje legal cada vez más exigente de hoy en día.

Con experiencia especializada en datos latinoamericanos y un compromiso con la diversidad regional, nuestro equipo en Everest Discovery tiene como objetivo capacitar a los bufetes pequeños de toda la región para tomar el control de sus datos electrónicos y abordar con éxito los desafíos complejos de eDiscovery, independientemente de su tamaño y recursos.

Y, al tener a RelativityOne como nuestro socio, demostramos aún más nuestra capacidad para aprovechar tecnologías avanzadas y soluciones líderes en la industria para garantizar que los clientes tengan acceso a un enfoque proactivo para simplificar asuntos complejos de eDiscovery.

Basándonos en lo que hemos aprendido al trabajar con nuestros clientes en la región, este blog describe las capacidades clave que los bufetes pequeños deben buscar para tomar el control de sus datos de casos y manejar con éxito asuntos complejos, incluso cuando se enfrentan a bufetes mucho más grandes.

1. Evaluación Inteligente de Casos Tempranos

Una de las capacidades más valiosas que deben buscar los bufetes pequeños de América Latina son las robustas herramientas de evaluación temprana de casos (ECA).

La ECA capacita a los equipos legales para identificar y centrarse rápidamente en los subconjuntos más relevantes de información, lo que les permite priorizar estratégicamente los esfuerzos de revisión. Para los bufetes pequeños con recursos limitados internos, realizar una ECA inteligente es crucial. Les permite a los equipos legales ponerse rápidamente al tanto de los detalles del caso, los problemas clave y las fuentes de datos clave sin quedar atrapados en datos irrelevantes.

Sin una ECA efectiva, los bufetes pequeños corren el riesgo de perder tiempo y dinero significativos revisando documentos no importantes. Pero con la ECA, pueden evitar desperdiciar recursos enfocándose en datos críticos desde el principio. Las sólidas capacidades de ECA proporcionan a los bufetes pequeños de América Latina la agilidad para elaborar estrategias de casos más rápido y abordar volúmenes expansivos de datos con sus equipos más reducidos.

2. Opciones de Revisión Gestionada Flexibles

Encontrar soluciones de revisión flexibles es otra capacidad clave que deben priorizar los bufetes pequeños de América Latina.

Tener acceso a recursos y tecnología de revisión flexibles permite a los bufetes pequeños de América Latina adaptar sus flujos de trabajo de revisión según las demandas únicas de cada caso. Para revisiones extensas más allá de la capacidad de un equipo pequeño, aprovechar a los abogados y la tecnología avanzada de un socio experimentado permite a los bufetes regionales abordar asuntos de cualquier tamaño y complejidad.

3. Producción y Colaboración de Casos Simplificadas

Una vez que se completa la revisión, los bufetes pequeños necesitan opciones simplificadas para producir archivos de casos y colaborar con otras partes.

Por ejemplo, las plataformas de revisión modernas permiten la exportación directa de archivos dentro del alcance a abogados contrarios o agencias reguladoras. Facilitar estas producciones con tecnología diseñada específicamente asegura que los bufetes puedan entregar materiales de manera segura sin transferencias de datos riesgosas y complicadas.

Además de la producción, el uso de funciones de colaboración como espacios de trabajo compartidos, transcripciones anotadas y mensajería permite a los equipos internos fomentar la coordinación y colaboración entre sus propios interesados y el equipo de apoyo de sus socios. Mientras tanto, los paneles de casos brindan visibilidad en tiempo real sobre el estado de un proyecto a lo largo del tiempo.

Contar con una plataforma integrada que abarque el procesamiento, la revisión, la producción y la colaboración evita las complicaciones de unir flujos de trabajo desarticulados. Los bufetes pequeños pueden aprovechar un entorno integral que mejora la seguridad, la consistencia y el trabajo en equipo.

Encuentra al Socio Adecuado

Al consolidar y conectar todos los aspectos de eDiscovery, los bufetes pequeños con recursos limitados evitan las cargas de complejas integraciones de software y datos, centrándose en el trabajo legal en lugar de la logística.

“Estamos encantados con el nivel de apoyo y dedicación que recibimos del equipo de Everest Discovery y, en particular, de Jesús Gainza, como Gerente de Proyectos dedicado para nuestro caso. Su trabajo constante y eficiente, junto con su disponibilidad, fueron clave para permitirnos realizar un mejor trabajo para nuestros clientes. Estamos agradecidos de que Relativity nos haya recomendado contactar a Everest para que pudiéramos utilizar el sistema de Relativity con la experiencia que aporta el equipo de Everest.” – María Paula Díaz, Socia de Mitrani Caballero

Si bien muchos bufetes más pequeños en América Latina han pensado que eDiscovery estaba fuera de su alcance para sus casos, no es cierto. Cuando los bufetes pequeños se asocian con el proveedor adecuado.